中专学校食品安全档案管理分析

2021-03-24 09:57:39 来源：食品安全导刊

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　　中专学校食品安全档案管理分析

　　中专学校的建校历程、校园管理、员工资料和食品安全等都离不开档案的构建，同时这些重要的档案数据是作为学校指导其进行督促并作出科学评估的有效根据。基于此，本文对中专学校食品安全档案管理的规范、创新及信息化建设进行了研究，希望以此可以提高食品安全档案管理的有效性。

　　中专学校食品安全档案的重要作用

　　为了有效控制中专学校食物中毒及其他食源性疾患的发生，确保学校师生员工身体健康和生命安全，维护学校正常教育教学生活秩序，进行中专学校食品安全档案的全面研究，提升其食品档案管理水平，无疑具有不可忽视的重要意义。

　　中专学校食品安全档案管理工作的现状

　　管理布局杂乱

　　现阶段，普遍的中专学校部门涉及面较广，对档案管理工作重视不足，学校档案管理工作较为杂乱。首先，由于归档管理员人数较少，或者归档管理人员食品安全意识薄弱，导致学校的食品安全档案出现错放漏放甚至随意丢弃的现象。其次，由于归档管理人员未经过专业的培训，缺乏经验，对食品安全档案整理的工作也不能足够重视，导致其对食品安全档案的整理、归纳等工作业务不熟练。另外，由于归档管理人员涉及的业务较多，导致其没有足够的时间和精力投入到食品安全档案管理工作中，致使食品安全档案的信息数据存在不准确和没有及时归档的现象发生。

　　管理方式落后

　　中专学校对食品安全档案管理工作没有足够的重视度，造成学校并未设立专职的归档管理岗位，负责食品安全档案管理工作的大多是学校的教师、兼职人员以及临时负责的人员。因此，大部分的食品安全档案管理人员并没有足够的经验，只是按照传统的方法进行食品安全档案信息收集、食品安全档案装订以及食品安全档案整理等工作。另外，中专学校并没有配备单独的计算机进行食品安全档案信息管理，仍然使用占地空间大且不便于查询的食品安全档案存放柜。

　　食品安全档案交接手续不严密

　　由于中专学校内普遍存在着归档管理人员离职或者工作产生变动的情况，导致食品安全档案经常需要进行交接。然而由于食品安全档案的交接手续并未妥善处理，导致在交接过程中并没有将食品安全档案进行全面的整理、对食品安全档案没有进行彻底的检查和涉及签字的食品安全档案没有签字的情况，导致在食品安全档案的数据、分类不够准确以及部分食品安全档案信息不完整。

　　食品安全档案管理缺乏创新

　　多数的中专学校在食品安全档案管理工作中管理效率低且服务意识薄弱，导致食品安全档案信息中存在数据不够完整、信息的记录缺乏真实性，食品安全档案信息整理的工作没有及时跟进的情况，进而影响了食品安全档案管理对于服务学校以及社会的有效性。

　　规范学校食品安全档案管理的策略

　　构建完善的食品安全档案管理系统

　　中专学校应响应国家号召并结合本校的基本情况构建完善的食品安全档案管理系统，并将食品安全档案管理的运行制度、食品安全档案管理的详细责任进行完善的建立，便于从事食品安全档案管理人员或教师可以按照章程工作且按照制度完成食品安全档案管理。另外中专学校应构建全面系统化的《食品安全档案管理工作制度》《食品安全档案利用条例》《归档管理人员责任明细》等相关规定，进而完善食品安全档案管理的各方面工作，为中专学校食品安全档案管理工作奠定良好的基础[1]。

　　明确分工食品安全档案管理工作

　　中专学校应对本校的每个部门在食品安全档案管理工作中对食品安全档案信息的整理、对食品安全档案数据的汇总以及其他归档业务进行具有针对性和可实施性的分工处理，进而形成一套合理的食品安全档案管理系统，并将食品安全档案的作用进行积极发挥。

　　提高食品安全档案管理专员的素质

　　中专学校应从两方面着手提高食品安全档案管理专员的素质。第一方面，学校应挑选一些责任心强且可以吃苦耐劳的教师或人员进行专职的食品安全档案管理工作。另一方面，学校应建设食品安全档案管理专员的团队，并为其设立专门的培训，从而可以全面提升食品安全档案管理专员的专业素质，加强对食品安全档案管理业务的熟练度，进而提高食品安全档案管理工作的效率。

　　配置先进的食品安全档案管理设施

　　中专学校必须加强食品安全档案管理的工作，引进专业先进的硬件设施，以此提高学校的食品安全档案管理整体水平，并在学校建设的总规划中添加食品安全档案管理设施项目。另外，还要为其配置充足的用于归档整理的区域，并根据学校的基本情况配置除湿机、空调、防火、防盗等必备设施。同时，便于食品安全档案管理专员工作还要为其配备打印机、扫描仪、摄影机等专业的现代办公设施，进而提升食品安全档案管理的整体效率。

　　创新食品安全档案管理的有效途径

　　构建归档馆

　　中专学校可以结合本校的信息技术管理部门构建相应的归纳食品安全档案馆，并且食品安全档案管理中心可以将学校的各项数据及信息进行整合，制作出本校独立的网页。同时，可以将食品安全档案管理体系与学校的网页相结合，进而实现食品安全档案的信息通过网页就可以直接搜索，便于用户更好地体验服务。

　　做好电子信息的整理工作

　　中专学校应做好电子信息的收集及整理工作，提高食品安全档案利用效率。首先，学校需要结合电子信息所具备的特征进行收集工作。例如，针对草稿性信息文件，因其功能性不全，所以普遍不会留存。然而，在进行正式的纸质文件全文信息搜索时，就需收集草稿性文件。其次，针对具有辅助功能和正式性信息文件，需要进行及时的收集，并将他们与其相对应的纸质信息文件构建起标记关系。最后，在收集电子信息文件时，为避免其中的数据丢失，需要将其备份并打印成纸质信息文件[2]。

　　针对电子文件进行归档管理

　　中专学校在食品安全档案管理工作中应明确电子信息文件的归档特性，并将其进行归档管理时确保信息数据不会丢失，可以进行永久的储存和应用。另外，如果对储存载体传送的电子信息文件进行归档管理时，必须要涉及一些辅助及认证性工作，将电子信息文件进行多重备份，一种是纸质形式备份，另一种为刻录光盘备份，并将其放在不同的食品安全档案馆进行管理。同时，为便于食品安全档案管理专员工作，可以将两份备份交给专门的食品安全档案馆和相关的管理部门进行分别保管，以此确保电子信息食品安全档案的安全性。除此之外，将电子信息文件进行归档管理时，要特别注意对电子信息数据运行的设施以及具体操作环境和平台的注意事项。

　　开展食品安全档案线上服务

　　中专学校在食品安全档案管理中可以针对用户开展线上的使用服务，便于人们可以快速且高效地获取相应的资讯。另外，针对线上的食品安全档案管理专员应具有极高的服务意识，可以为人们提供准确、热情的服务资讯。同时，学校应为食品安全档案管理专员指明线上食品安全档案服务的工作流程及方向，进而不断地提升线上服务的整体质量与效率，为人们带来极佳的服务体验[3]。

　　现阶段在中专学校的食品安全档案管理上仍然存在很多问题，本文主要针对食品安全档案管理布局杂乱、食品安全档案管理方式落后、食品安全档案的交接手续不严密以及食品安全档案管理缺乏创新这四点问题进行了分析。同时，本文针对规范学校食品安全档案管理提出了四点建议：构建完善的管理系统、明确食品安全档案管理的分工、提高食品安全档案管理人员的素质以及配置先进的食品安全档案管理设施。另外，本文针对创新食品安全档案管理方法提出了四条有效途径：构建食品安全档案馆、做好电子信息整理工作、针对电子文件进行分档管理以及开展食品安全档案的线上服务，希望以此可以促进中专学校食品安全档案管理的发展。

　　参考文献：

　　[1]分析中专学校食品安全档案管理的规范创新与信息化建设[J].姜家松.传媒论坛.2019(17).

　　[2]新时代背景下中专学校食品安全档案管理制度优化策略研究[J].徐锋.陕西食品安全档案.2020(02).

　　[3]电子食品安全档案管理在高职学校食品安全档案管理中的实践探索[J].吴冬梅.信息记录材料.2020(01).

　　作者简介：

　　李晓林，本科学历，四川省内江医科学校档案馆员，研究方向，档案管理。

　　李晓林

　　四川省内江医科学校