展会成功邀约专业观众的七大秘籍

2016-06-28 16:52:27 来源：食品安全导刊

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展会成功邀约专业观众的七大秘籍

专业观众是展会的重要组成部分，也是展会成功的生命线。展会专业观众的数量和质量不仅仅决定着展会各方主体收益的状况，而且也是展会是否成功的主要标志。因此展会的专业观众邀请工作至关重要。究竟如何才能成功邀约到专业观众呢？有哪些技巧与方法呢？记者就此采访了南京国际智慧农业博览会组委会专业观众组织部的负责人范经理，总结以下七大秘籍。

1、弄清谁是专业观众

邀约之前，须弄清专业观众是些什么人。围绕展会主题，分析专业观众的构成，是弄清“他是谁”的基本思路。分析专业观众构成，不能只有大概，而必须细分。

2、找到专业观众的来源

弄清专业观众的来源，既是进一步细分专业观众的构成，又是规划专业观众信息收集工作的基础。弄清专业观众在哪里，就是弄清专业观众所在的工作单位在哪里。

3、建立专业观众数据库

以个体并具体的“人”为对象，汇集相关信息，每个专业观众在其姓名之后，需要罗列其性别、工作单位、职务、联系方式等基础信息。

4、邀约工作的通行方法

可以归纳为：依托数据库，借助媒体宣传、信函邮寄、活动推介、登门拜访等。对于有经验的展会主办方而言，具有个性的专业观众邀约方法，其在内部的体现是制度化的业务流程。

5、设立邀约部门或员工

经营规模较大的展会主办方邀约专业观众工作可设立专门的部门。经营规模较小的主办方，应配专人负责邀约工作。

6、邀约工作的投入成本

包括两个方面：一是人的成本，一是邀约成本。据统计，专业观众的邀约成本在展会总成本中的占比可以达到15%以上。投入水平如何，是可以观察专业观众邀约工作是否受到重视。

7、分析专业观众参观数据

分析展会现场登记观众的情况，是评估专业观众邀约效果的重要工作。好的分析，是基于观众信息的条分缕析，以及对于存在问题的剖析，并提出改进的措施建议。

南京国际智慧农业博览会组委会专业观众组织部的负责人范经理介绍说，观众组织一直是作为专业的展会组织机构重点关注的问题。今年9月1-3日举办的南京国际智慧农业博览会，为此特地成立部门推进此项工作的开展。组委会与南京市农委、农业产业化示范基地、农业产业园等多方联手，组织大规模用户观展团。同时，根据参展商的需求，对目标VIP客户进行一对一的邀约，为展商与专业观众制订会见日程表，搭建沟通平台。目前，组委会已邀请江苏省农垦集团等单位作为专业团体观众参观本届博览会，竭力满足展商对专业观众高质量的需求，努力提升展会的品质，搭建全国有影响力的智慧农业交流与合作平台。